یکی از مراحل مهم آماده‌سازی پرونده برای تحصیل در خارج از کشور، آماده کردن مدارک تحصیلی و هویتی به زبان مورد قبول دانشگاه است. در بسیاری از دانشگاه‌ها، بخشی از مدارک باید به زبان انگلیسی یا زبان تعیین‌شده توسط دانشگاه ارائه شوند و در برخی موارد نیز ترجمه رسمی مدارک مورد نیاز است.
با این حال، همه متقاضیان به یک مجموعه ثابت از مدارک نیاز ندارند. مقطع تحصیلی، دانشگاه، کشور مقصد، رشته و حتی نوع درخواست می‌تواند فهرست مدارک مورد نیاز را تغییر دهد.
به همین دلیل، بهتر است پیش از ترجمه مدارک، ابتدا الزامات رسمی دانشگاه مقصد بررسی شود. برای آشنایی بیشتر با الزامات مربوط به ترجمه برای دانشگاه می‌توانید صفحه اختصاصی ترجمه برای دانشگاه را نیز بررسی کنید.
مهم‌ترین مدارک برای اپلای
اگرچه فهرست مدارک از دانشگاهی به دانشگاه دیگر متفاوت است، برخی اسناد در بسیاری از پرونده‌های تحصیلی کاربرد دارند.
دانشنامه و مدرک تحصیلی
برای متقاضیان مقاطع مختلف، مدرک آخرین مقطع تحصیلی معمولاً یکی از اسناد اصلی پرونده است.
برای مثال:
- متقاضی کارشناسی ارشد ممکن است به مدرک کارشناسی نیاز داشته باشد.
- متقاضی دکتری معمولاً باید مدارک مقاطع تحصیلی پیشین را ارائه کند.
- برخی دانشگاه‌ها ممکن است مدرک موقت یا گواهی فراغت از تحصیل را نیز بپذیرند.
نوع مدرک قابل قبول باید از وب‌سایت رسمی دانشگاه بررسی شود.
برای آشنایی بیشتر با گروه مدارکی که در این زمینه کاربرد دارند، می‌توانید صفحه مدارک تحصیلی را نیز ببینید.
ریزنمرات
ریزنمرات یکی از مهم‌ترین مدارک تحصیلی در بسیاری از پرونده‌های اپلای است؛ زیرا دانشگاه می‌تواند از طریق آن سوابق درسی، تعداد واحدها و عملکرد تحصیلی متقاضی را بررسی کند.
در برخی پرونده‌ها ممکن است ریزنمرات تمام مقاطع تحصیلی مورد درخواست باشد.
مدارک شناسایی
بسته به دانشگاه و سامانه درخواست، ممکن است اطلاعات یا تصویر گذرنامه و سایر مدارک هویتی نیز مورد نیاز باشد.
اگر دانشگاه ترجمه رسمی یک سند هویتی را درخواست کرده باشد، باید شرایط دقیق آن بررسی شود.
رزومه و سوابق حرفه‌ای
رزومه معمولاً به صورت مستقیم توسط متقاضی تهیه می‌شود و الزاماً در گروه مدارکی قرار نمی‌گیرد که نیاز به ترجمه رسمی داشته باشند.
اما اگر رزومه شامل سوابقی باشد که برای اثبات آنها مدارک رسمی ارائه می‌شود، ممکن است ترجمه اسناد مربوط به سابقه تحصیلی یا کاری نیز لازم باشد.
توصیه‌نامه و انگیزه‌نامه
Recommendation Letter و Statement of Purpose از مدارک رایج در فرایند اپلای هستند، اما نحوه تهیه و ارسال آنها با دانشنامه و ریزنمرات متفاوت است.
بسیاری از دانشگاه‌ها این مدارک را در قالب مشخص یا از طریق سامانه خود دریافت می‌کنند. بنابراین نباید تصور کرد که همه اسناد پرونده باید به شکل ترجمه رسمی ارائه شوند.
آیا همه مدارک باید ترجمه رسمی باشند؟
خیر.
این یکی از مهم‌ترین نکاتی است که متقاضیان باید پیش از شروع فرایند ترجمه بدانند.
ممکن است یک دانشگاه فقط ترجمه رسمی دانشنامه و ریزنمرات را درخواست کند، در حالی که دانشگاه دیگری ترجمه تهیه‌شده توسط یک مترجم حرفه‌ای یا نسخه انگلیسی صادرشده از دانشگاه را بپذیرد.
بنابراین، ملاک نهایی دستورالعمل دانشگاه مقصد است.
اگر دانشگاه درباره نوع ترجمه توضیح مشخصی ارائه کرده باشد، همان دستورالعمل باید در اولویت قرار گیرد.
قبل از ترجمه مدارک چه کاری انجام دهیم؟
بهتر است ابتدا یک فهرست از مدارک مورد نیاز تهیه کنید.
سپس برای هر مدرک مشخص کنید:
- آیا اصل مدرک لازم است؟
- آیا ترجمه لازم است؟
- آیا ترجمه رسمی لازم است؟
- آیا دانشگاه نسخه خاصی از ترجمه را درخواست کرده است؟
- آیا مدرک باید مستقیماً توسط دانشگاه ارسال شود؟
- آیا تاریخ صدور مدرک اهمیت دارد؟
اگر درباره انتخاب مدارک یا نوع ترجمه مورد نیاز تردید دارید، می‌توانید پیش از سفارش از مشاوره قبل از سفارش ترجمه رسمی استفاده کنید.
این کار باعث می‌شود مدارک غیرضروری ترجمه نشوند.
تفاوت نیازهای مقاطع مختلف
فهرست مدارک برای کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری یکسان نیست.
برای مثال، یک متقاضی دکتری ممکن است علاوه بر مدارک دانشگاهی، نیاز به ارائه سوابق پژوهشی، مقالات، مدارک مربوط به پروژه‌ها یا سوابق کاری داشته باشد.
از طرف دیگر، دانشگاه ممکن است برای بررسی صلاحیت علمی متقاضی، مدارک بیشتری درخواست کند.
بنابراین بهتر است از یک فهرست عمومی به‌عنوان نسخه قطعی پرونده استفاده نشود.
اعتبار و تازگی مدارک
برخی مدارک دائمی هستند و برخی دیگر ممکن است به تاریخ صدور یا اعتبار زمانی وابسته باشند.
برای مثال، ممکن است دانشگاه یا نهاد مربوطه گواهی خاصی را با تاریخ صدور جدید درخواست کند.
به همین دلیل، پیش از ترجمه مدارک بهتر است شرایط مربوط به تاریخ صدور و اعتبار آنها بررسی شود.
ترجمه مدارک فقط یکی از مراحل اپلای است
آماده‌سازی ترجمه مدارک نباید با خود فرایند اپلای اشتباه گرفته شود.
یک پرونده تحصیلی ممکن است شامل انتخاب دانشگاه، بررسی شرایط پذیرش، آماده‌سازی رزومه، انگیزه‌نامه، توصیه‌نامه، مدارک زبان، مدارک مالی و ارسال درخواست نیز باشد.
ترجمه صحیح مدارک کمک می‌کند پرونده از نظر اسناد آماده باشد، اما جایگزین بررسی سایر الزامات پذیرش نیست.
جمع‌بندی
برای اپلای دانشگاه، هیچ فهرست واحدی از مدارک ترجمه‌شدنی وجود ندارد که برای همه متقاضیان قابل استفاده باشد.
دانشگاه و برنامه تحصیلی مقصد باید مرجع اصلی تعیین مدارک مورد نیاز باشند.
بهتر است ابتدا دستورالعمل رسمی دانشگاه بررسی شود، سپس مدارک ضروری مشخص شوند و در نهایت بر اساس همان فهرست، نوع ترجمه مورد نیاز تعیین شود.
این روش هم هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد و هم احتمال نقص یا دوباره‌کاری در پرونده را کمتر می‌کند.
← آشنایی با خدمات ترجمه رسمی بیلین